Logo First Day Advisory Group

Wil je sparren over onze aanpak en hoe ons team je kan ondersteunen bij je verandering?

Contact informatie

Sturen op de realisatie
van de strategie

Case study

Case study - Sturen op de realisatie van de strategie

Samenvatting

Sturen op de realisatie van de strategie

Een scholenstichting met 26 basisscholen wil meer doen dan onderwijs geven. De scholen bereiden kinderen voor op een plek in de maatschappij, en daar is meer voor nodig van rekenen, taal en lezen. Dus schreven ze een visiedocument waarin deze ambitie werd uitgeschreven. Maar hoe stuur je hier nu op en hoe meet je of je de goede kant op gaat?

First Day heeft de aanpak met de waardekaart geïntroduceerd, een manier om een uitgeschreven visiedocument op een gestructureerde wijze in een hiërarchie uit te tekenen. De strategische doelen worden zo helder en gekoppeld aan (Kritische) Succes Factoren. Aan de KSF-en zijn meetinstrumenten toegevoegd en een startlijst met verbeterinitiatieven.

Door de waardekaarten in wording regelmatig bespreken, werden de gedachten meteen geprikkeld. Wat is eigenlijk ‘uitstekend onderwijs’ en wat bedoelen we met ‘impact’. Door er spelenderwijs mee om te gaan wonnen de kaarten aan kracht (en draagvlak) en is de eerste versie al gebruikt als leidraad voor gesprekken tussen bestuur en schooldirecteuren.

Opdracht

Bedenk en ontwikkel een instrument waarmee de organisatie kan sturen op het realiseren van de strategie. Betrek hierbij alle stakeholders.

Indicatoren

  • Sector: Onderwijs
  • Omvang klant: 800+ fte
  • Ingezette tools: Waardekaart, Brainstorm, Idea Creation, Creative workshops, Dashboards
  • Doorlooptijd: 10 maanden
Dashboard

De weg naar de oplossing

Proces

First Day heeft het bestuur en de business controller geholpen om de Strategie hanteerbaar en meetbaar te maken. Hiertoe werd de ‘waardekaart’ geïntroduceerd, een methode om de visie van de organisatie hiërarchisch af te pellen tot aan succesfactoren en stuurinstrumenten. Doel was om het realiseren van de strategie meetbaar te maken.

Het project bestond uit de volgende fasen:

1

Inventarisatie

In de eerste fase is, op basis van gesprekken met bestuur en business controller, een hoog over schets gemaakt van de te bereiken situatie. Hiervoor zijn blauwdrukken ingezet vanuit andere projecten waar deze waardekaarten ook zijn gerealiseerd. Daarnaast werd een planning gemaakt om met diverse mensen en fora af te stemmen en input te verzamelen.

2

Bouw

Na de inventarisatie is de visie opgeknipt in drie strategische pijlers, die elk drie tot vier strategische doelen kenden. Deze kwamen één op één uit het visiedocument van de organisatie, maar vielen nu eindelijk op de juiste (hiërarchische) plaats. Per strategische pijler is de waardekaart tot het laagste niveau ingevuld. Dit betekent dat per Kritische Succes Factor een selectie is gemaakt van stuurinstrumenten en dat is onderzocht waar de benodigde data vandaan moet komen. Tevens werd een eerste invulling gemaakt van mogelijke acties om de bovenstaande doelen beter te kunnen realiseren. Het resultaat werd per pijler afgestemd (zie stap 3), waarna de volgende pijler werd opgepakt.

3

Draagvlak creëren

De invulling van een pijler werd direct afgestemd. Is de visie en strategie herkenbaar in de waardekaart? Zijn de gemaakte keuzes helder en begrijpelijk? In overleg met bestuurder en directeuren, en een besprekingen in het ‘directeurenoverleg’ werd een pijler vastgesteld. Daarna werd de bouw van een nieuwe pijler opgepakt.

4

Implementatie

De eerste pijler werd meteen geïmplementeerd in de serie gesprekken die de bestuurder voert met de schooldirecteuren. Ondersteunt met een voorlopig dashboard in Excel, gaf de waardekaart de data en de gespreksstof voor een goede discussie over bijdrage aan en resultaten van de strategie.

5

Volgende stap in uitvoering

Nu het raamwerk staat is de volgende stap de voor de strategie relevante informatie via een dashboard beschikbaar te maken. Deze stap staat voor begin 2024 op het programma.

Conclusie

Het project is succesvol afgerond en heeft geleid tot een veel scherper inzicht in de visie en onderliggende strategie. Er is nu besef dat sommige doelstellingen nu nog een brug te ver zijn, maar er kunnen nu wel scherpe prioriteiten worden gesteld. Als hulpmiddel voor het voeren van goede gesprekken over het realiseren van de strategie werkt het uitstekend.

Een visie en/of strategie hebben is één ding, erop kunnen sturen is nog iets heel anders. Het scherp uitschrijven van de strategie in een hiërarchisch opgezette waardekaart helpt bij het vergroten van draagvlak (waarom doen we dingen), het stellen van prioriteiten (wat gaan we doen) en het sturen op het realiseren van de visie (zo draagt dit bij).

De volgende tips kunnen organisaties helpen om een dergelijk project te starten en te realiseren:

Tips

  • Betrek alle relevante stakeholders bij het project. Dit verbetert de kwaliteit van een waardekaart en helpt om draagvlak te creëren.
  • Gebruik data om inzicht te krijgen in de huidige situatie en trek dit door naar de toekomst. Stel je de vraag of je de juiste dingen doet (en de dingen juist doet) om je strategie te realiseren. Dit helpt om betere verbeterinitiatieven te ontwikkelen.
  • Implementeer de verbeterinitiatieven in samenwerking met de direct betrokkenen. Stop met initiatieven of projecten die niet aantoonbaar bijdragen aan het realiseren van de strategie en besteed vrijgekomen resources aan initiatieven of projecten die wel aantoonbaar bijdragen. Dit helpt om de kans op succes te vergroten. Betrek medewerkers zoveel als mogelijk is het bedenken en kiezen van die initiatieven